企业档案管理实践中的常见问题及其解决对策

  企业档案管理实践中的常见问题及其解决对策

   徐晓霞

   山东省鲁南监狱 276800

   [摘要]信息化技术在各行业的大面积普及,也为企业档案管理提供了技术支撑。传统档案管理在此形势下已逐渐凸显出与发展脱节的种种迹象,亟待加强规范化管理以与时代相适应,以便更好地服务于单位管理,实现企业的长足发展。与此同时,伴随着市场经济发展需求与国际化趋同性的趋势,各企企业都在迎来一众机遇的同时,也面临着更多新的挑战。在此背景下,档案管理作为企业不可或缺的重要环节,其地位日显重要。为此,本文主要概述了现代企业档案管理的职能意义,分析了其档案管理过程中的若干常见问题,并藉此提出了相应完善策略,以期为企业践行档案规范化管理理念提供理论支撑。

   [教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词]企业档案管理;文书归档;企业规范化管理;现代管理理念

   引言

   档案载录了企业始建至发展历程中的点点滴滴,而科学、规范化的档案管理不仅能够为企业文件查阅与利用带来极大便利,使得企业档案管理水平切实提高,同时也为其未来发展提供了强大的资源支撑。由此,展开对其管理效能的研究与分析,具有一定现实意义。

   一、现代企业档案管理的职能意义

   档案管理工作内容包含了记录企业上下、生产前线或后勤等一系列资料信息,同时记录着相关财政收入和支出的财务档案;行政文书和企业印章的保存、管理,行政工作登记备案的行政档案;工作人员基本信息与人员流动情况的人事档案;记录相关产品研究资料的研发档案等。一言蔽之,档案资料载录着企业发展的各个印记,是企业展现其历史与案例的重要平台,是解决新问题、应对新挑战的咨询手册,也是制定未来发展战略规划的指南针。同时,每一档案都各有其收录与管辖范围,且中心内容已各不相同,但却都与企业发展与运作密不可分,必须予以高度重视,采取规范化管理,借以严谨的发展观推动企业档案管理整体水平的提高。

   二、企业档案管理工作中常见问题

   结合笔者多年工作经验,现代企业档案管理工作过程中的常见问题主要集中在下述几方面:其一,是档案利用方面。由于社会经济发展迅速,社会改革不断推进,从而衍生出社会各界对档案的要求亦不断提高,因此企业在档案收集工作中遇到的问题越来越明显,尤其档案收集与利用之间脱节严重。例如,企业在进行运营或执行方案研讨时,通常较少、甚至从不在以前存留下的类同档案,或是已探讨的档案中寻找方案或依据,由此导致大量事宜进行重复研究,不仅在人力、物力与财力上造成了浪费,同时亦有碍于方案的及时执行,从而影响单位整体运作。其二,是队伍建设方面。随着档案管理信息化程度不断纵深发展,为档案管理提供了先进的科技手段,也对档案管理人员提出了新的要求。但大多企业在市场经济的调控和竞争之下,一直都将发展战略重点投放在经营上,对待档案管理工作的态度普遍徘徊在一种“可有可无”的形态中,导致愿意投身档案管理事业的人员逐年减少,即便在岗人员,也因长期缺乏专业培训而致使业务能力无法适应档案管理工作的发展需求。

   三、完善企业档案规范化管理的工作策略

   (一)健全档案归档制度规范。档案规范化管理是企业档案管理工作开展的重中之重,对其管理制度的制定必须予以严格审视,参照实际情况与需求可能性,以及权衡各部门、各对象受众的利益。比如,制度应对档案管理工作的每一环节作出明确的分工指引,如具体的工作细则、详细的管理要求、人性化的奖惩措施、完善的应急预案等。此外,还应对档案的复印、备份以及保密等手续予以严格限定,以提高档案管理人员的警惕性,降低工作失误风险。

   (二)提高管理队伍素质。因档案资料收集与管理是一项专业性较强的工作,新上岗的人员必须接受一定时期实习才能完全胜任,对此,企业要根据档案管理工作实际,配备相应的档案收集人员,并确保其工作相对稳定,以为企业档案管理工作的长足稳定储备人才资源。工作实践亦证明,保障企业档案收集人员工作的连续性与稳定性,不仅有利于企业对档案管理队伍的培养,更有助于档案管理人员工作效能的发挥。

   (三)加快档案的信息化建设。企业应广泛借鉴其他企企业先进的管理经验,加大对档案信息化管理的资金投入,结合企业实际情况与经济实力合理适度的引入相关先进设备,对以往纸质档案全面以电子文档形式收编归档,并同步设置电子检索功能。但需要注意的是,推广信息化管理的同时,必须警惕信息技术的“利弊同在性”,即在享受信息技术为档案管理带来的便捷时,必须强化网络安保措施,防止电子档案遭受病毒漏洞、网络窃取等技术攻击。

   结语

   立足于信息飞速发展的新形势下,企业档案管理工作的责任和任务越来越重,因此,企业各部门必须与办公室加强联系与业务协作,以防止文件丢失、漏归等,同时建立健全相关管理制度,制定档案收发登记规范,指定专人负责文件收发工作,完善登记工作,确保手续齐全,以防资料丢失、积压,务必做到“不丢漏、不遗失”。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献

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   [3]王海珍.浅论化工科技档案管理现代化[J ].信息与电脑(理论版),2010(07)

   [4]陈丽萍.我国企业档案管理体制的发展与演变[D].福建师范大学,2011,

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