对于江苏省行政事业单位国有资产管理信息系统

  对于江苏省行政事业单位国有资产管理信息系统的若干建议

   郭嫒嫣

   (江苏省农业科学院 江苏·南京)

   摘 要:江苏省行政事业单位国有资产管理信息系统在全省范围内的全面推广和使用为行政事业单位国有资产管理的规范化、标准化、精细化和信息化提供了有效方式,但系统依旧存在不足,有待改善。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词:国有资产管理信息系统;江苏省;建议

   一、概述

   江苏省行政事业单位国有资产管理信息系统于2009年上线启用,2010年在全省行政事业单位全面推行,它一方面为行政事业单位、主管部门、财政部门及时了解和动态管理权限范围内的资产状况提供了快捷有效的方式,另一方面也实现了行政事业单位对国有资产管理的规范化、标准化、精细化、信息化的要求。随着系统运行的逐步完善,它已成为行政事业单位预算管理、财务管理、内部资产管理有效的组成部分。但随着政府对国有资产管理要求的不断提高,信息系统迎来了改版和升级,2012年底,新版江苏省行政事业单位国有资产管理信息系统全面使用。尽管新系统比旧系统从页面设置到功能使用都有所完善,但在使用过程中依然存在一些不足。

   二、系统存在的不足

   1.资产使用人对系统的主动参与度低

   江苏省行政事业单位国有资产管理信息系统作为单位资产管理的一种方式,主要是由单位资产管理部门或财务部门负责系统资产的登记、录入、盘点、调拨、处置等手续。尽管系统是架构于互联网之上的,但作为资产使用人对于自己名下使用和管理多少资产,资产使用状况如何,几乎做不到时时查询和了解。如果没有离职等特殊情况,无人会主动了解自身管理和使用的资产情况。资产使用人对系统的参与度低,在资产转移、灭失过程中,易造成资产管理人与资产使用人权责不匹配,同时也不利于提高资产的配置效率。

   2.资产系统查询功能不足

   江苏省行政事业单位国有资产管理信息系统是针对全省内的行政事业单位开发和设计的资产管理系统,因各个单位的类别、业务差异较大,拥有资产的种类也千差万别,而且各单位对于资产信息的需求也不近相同,升级改版后的国有资产管理信息系统尽管比旧系统功能强大,但查询功能依旧不够强大,最为明显的是无法按照资产价值区间范围来统计,更不能依照对资产信息的需求自设条件来统计资产数据。以农业科研单位为例,在申报课题时,往往需要填报单位近几年来已有大型仪器设备的数量,分几档填报,如20万-50万、50万-100万、100万-500万、500万以上等的仪器数量,以此来衡量项目申报单位科研基础条件好坏,也是项目是否能评审立项的一个重要因素,查询功能的弱化,使得资产使用人参与资产管理的积极性大大削弱。

   3.资产系统中处置程序不科学

   新系统对于旧系统而言,许多功能改进了不少,但在资产处置过程中,处置程序既不科学也不实用。例如,已经超过报废年限的资产,系统不能通过资产报废程序自动核销,同样需要一连串人员操作后才能从系统中核销,既是人力资源的浪费,又使系统的智能化未得到有效充分的开发。

   4.资产系统构架不7整

   根据《江苏省行政事业单位国有资产管理办法》(江苏省人民政府令第95号)中指出,行政事业单位国有资产是指属于国家所有,由行政、事业单位占有、使用的流动资产、固定资产、无形资产等各种经济资源。然而江苏省行政事业单位国有资产管理信息系统中所涉及的国有资产主要是固定资产,无形资产也仅仅只包括了土地,例如专利权、品种权等无形资产都游离在系统之外。然而对于科研事业单位而言,创造的无形资产价值可能远远超过固定资产价值,无形资产在系统中不能完整体现,既是系统构架不完整的表现,也是这部分资产还未被高度重视的表现。

   5.部分资产录入系统缺乏统一标准

   对于行政事业单位而言,划拨的土地、房屋及构筑物比较多见,有的单位在录入系统时,将这部分划拨资产,有的单位以零金额录入,有的则依照财务准则要求以名义价值1元录入,甚至有的单位根本就不将这部分划拨资产录入系统。就笔者所了解的,未录入系统的划拨资产在某些单位不在少数。部分资产录入系统标准不统一,对于资产统计而言,横向对比缺乏可靠依据,而且会造成系统数据与资产实物不一致。

   三、改进建议

   1.提高资产使用人系统参与度

   提高资产使用人系统参与度,最为有效的方法就是将资产录入权限、个人资产信息查询权限、资产处置提交的权限设定为个人。资产使用人自己根据新购入或使用资产的合同、发票等信息自行在资产管理信息系统中录入,并上传资产外形的照片,保存提交。当资产使用人到财务报账时,再由资产管理人员负责对提交资产的审核,审核无误后,直接输出资产卡片并盖固定资产章,交由资产使用人报账时使用,如果资产卡片无固定资产章,财务人员可不予报销。如果资产信息录入错误,资产管理人员通过系统退回,并在退回中告之退回理由,方便资产管理人员修改。当个人在岗位变动、配置新资产时需对自己名下管理和使用的资产有所了解,根据岗位变动,可申请资产变更;根据资产配置要求做出正确的资产购置决定。在资产损坏或需要报废资产时,在系统中及时提交处置申请。

   这种从资产在系统中诞生、存在和消亡的全过程都由资产使用人参与,可有效提高资产的安全性和完整性,强化了资产使用人对资产的重视。另外也使资产管理人员从繁重的资产信息录入事务中解放出来,将精力转入更为宏观而有效的资产管理中。

   2.提升资产系统的统计查询功能

   江苏省行政事业单位国有资产管理信息系统不但是行政管理部门掌握国有资产宏观情况、强化国有资产管理的手段,更是为资产信息使用各方提供及时、准确、有效数据的平台。提升系统的统计查询功能,尤其是增加系统多条件查询,不仅使系统使用各方获得最大的效益,而且也使系统发挥更大作用。

   3.优化资产处置程序

   在填报固定资产卡片时,通常都会根据固定资产管理的要求填报资产的使用寿命,即折旧年限,例如电子产品折旧年限通常为5年,家电产品10年,家具15年等。如果资产已到使用年限或者超过使用年限,应该可以直接点击报废处置,系统自动审核通过,不需要按照流程申请处置和批复;只有对不到使用年限的资产,因为其他原因导致资产不能使用而需要报废处置时,才需要按照系统设定的处置流程申报资产报废处置。这不仅能够减少审核人员许多无谓的工作量,更能使审核人员将精力用于那些因为特殊原因而导致资产未能达到使用年限就报废处置的审核上。尤其对那些价值大又不到使用年限就处置的资产,在资产处置审核时,处置理由不但要明确,更要追究责任人的责任,从管理的角度切实杜绝国有资产流失。

   4.完善资产系统构架

   无形资产往往是产生价值和效益更大的国有资产。大到国家,小到单位,无形资产带来的收益往往远远超过固定资产带来的收益,因此对于无形资产的管理重视更是不可忽视,尤其是科研事业单位。江苏省行政事业单位国有资产管理信息系统应该增加无形资产管理模块,一方面从资产系统构架上完善,另一方面让系统真正成为国有资产有效管理的平台和手段。而且也可以通过此系统完善行政事业单位对于无形资产财务核算管理。

   5.统一资产录入标准

   这里所说的资产主要是指划拨的土地和房屋及构筑物。单位对于划拨的土地应该统一按照财务规定,以名义价值1元入财务账,系统也按照名义价值1元入系统。对于划拨的房屋及构筑物,年代久远的可以依照资产评估价值入账和录入系统,近年的可以依照建筑物竣工决算的成本人账和录入系统。严格禁止划拨土地、房屋及构筑物不入账,也不录入系统的行为。从而真正做到账实相符、账与系统相符。

   (责任编辑:兰卡)

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