档案计算机管理系统建设六个思考

  档案计算机管理系统建设六个思考

  顾颖瑶 GU Ying-yao

  (江苏信息职业技术学院,无锡 214000)

  (Jiangsu College of Information Technology,Wuxi 214000,China)

  摘要: 对档案计算机管理系统建设这一问题,笔者主要从建设档案计算机管理系统的目标、步骤、效益、动力、瓶颈和突破口六个方面进行论述。

  Abstract: For the construction issue of archives computer management system construction, the author mainly discusses from six aspects of the archives computer management system, they are the goals, steps, efficiency, power, bottleneck and breakthrough.

  教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词: 档案计算机管理系统;建设;优化

  Key words: archives computer management system;construction;optimization

  中图分类号:TP39 文献标识码:A

  文章编号:1006-4311(2015)06-0253-02

  0 引言

  在查阅资料的过程中,笔者发现有关档案计算机管理系统建设的文章多是偏重具体的技术和方法问题,而对档案计算机管理系统建设的目标、步骤、效益、动力、瓶颈和突破口却很少有具体的论述。目标指明行动的方向,步骤是具体的实施过程,效益和动力又是相互影响、相互作用的,明确瓶颈所在则有助于有的放矢地寻找解决的突破口。

  1 建设档案计算机管理系统的目标

  建设档案计算机管理系统的目标有宏观和微观之分。宏观目标是指:把档案计算机管理系统的建设,纳入社会信息化进程之中,一方面进一步提高档案管理和服务水平,实现档案事业跨越式发展;一方面通过档案计算机管理系统的使用,促进社会改革开放、经济发展、知识管理、先进文化传播、政府职能转变、法制化和民主化进程,并为和谐社会的建设贡献力量。微观目标是指:对于建设档案计算机管理系统的各单位而言,这有助于实现文档管理的一体化,有助于提高办事效率。

  2 建设档案计算机管理系统的步骤

  笔者认为建设档案计算机管理系统的步骤有两种。一是由上至下,二是自下而上。由上至下是指由中央到地方建设档案计算机管理系统的过程。这样做的优势是中央可以集合建设档案计算机管理系统方面的专家,集中力量攻克各种各样的难关,同时,规范化和标准化的程度较高。自下而上则是反过来的,这样做的优势是档案计算机管理系统更加人性化一些,因为其建设的出发点是为本单位服务的,更贴近日常的工作需要。事实上,由上至下和自下而上之间并不单独进行,泾渭分明,而是交叉进行的。

  以上是从总的方面来说明建设档案计算机管理系统的步骤,接下来是具体的说明档案计算机管理系统内容建设的步骤,笔者在此主要指的是管理系统的数据库的建设步骤。就一个单位而言,首先要建立的是目录管理数据库,其次是全文信息数据库。目录管理数据库相较于全文信息数据库是比较简单的,因此,一般的单位都会考虑先建前者。另外,必要的话还可以优先录入部分重要的全文信息。

  3 建设档案计算机管理系统的效益

  档案工作的效益具有特殊性,其效益表现为社会性、模糊性、分散性、滞后性等等。档案计算机管理系统是实现档案工作的一个手段或者说是工具,那么可以说,档案计算机管理系统的效益与档案工作的效益是基本相同的,其效益具有同样的性质。

  档案计算机管理系统提高办公效率,提高档案管理和服务水平,它带来的效益具有明显的社会性。档案计算机管理系统产生的效益无法简单的用数字来衡量,因此说它的效益具有模糊性。同时,其产生的效益并不体现在档案部门本身,而是分散在其他部门,并且获得效益的时间有可能延后,所以说,其效益具有分散性和滞后性。

  4 建设档案计算机管理系统的动力

  建设档案计算机管理系统的动力有二,一是外在的,二是内在的。外在动力是国家的推进,即国家管理的需要。“从事物发展的规律(内部特征)上看,档案管理活动的过程是一个带有明显倾向性的过程。在档案管理活动的发展过程中,我们不难发现这样一条基本线索,那就是档案管理活动是伴随着国家管理的发展而发生变化的;在相当长的时间内,这种变化反映为‘政治—行政’因素对档案管理活动的直接作用”。①可以说档案管理活动的动力是直接来自国家管理的需要。在社会信息化进程中,档案计算机管理系统作为档案管理活动的重要组成部分,能够把全国的档案资源都集中在一起,并提供高速便捷的服务。因此,国家鼓励各级各类单位建设档案计算机管理系统,这便是建立档案计算机管理系统的动力所在。

  内在动力是各单位利益的驱动。对档案机构而言,好的档案计算机管理系统不仅能提高办公效率,而且还能提高用户的满意度,树立良好的公众形象。对其他单位而言,除了提高办公效率之外,还可以为本单位创造意想不到的经济效益和为社会带来巨大的社会效益。

  5 建设档案计算机管理系统的瓶颈

  ①人员。在此主要指缺乏建设档案计算机管理系统的专业人才。就目前来看,高校档案专业的招生对象多是文科学生,计算机课程不是他们的主要课程,这就使得档案部门的工作人员计算机水平较低。②资金。主要是指对档案计算机管理系统建设的资金投入不足或是不能合理运用资金。相关领导没有充分认识到档案计算机管理系统的作用,而不予拨款。或是认识到档案计算机管理系统的重要性,却没有合理地运用这笔资金。③软件。主要是针对没有能力单独建设档案计算机管理系统的单位,这些单位在购买软件时,不购买相应的实施和维护软件。这类单位只知道建立一个档案计算机管理系统,却忽略了在运行档案计算机管理系统的过程中对其进行日常维护。④规范与标准。这是指建设档案计算机管理系统还缺少一些相应的规范与标准。目前,我国对计算机进行自动化处理和管理要达到什么要求,开发出来的软件应该具备哪些功能,缺乏整体的规划。同时对于档案计算机管理系统需要的统一标准也没有进行明确的规定。⑤交流与沟通。这主要是指档案人员与系统设计专业人员缺乏交流与沟通。档案人员没有把他们的需求准确地向系统设计专业人员表达出来,再加上系统设计专业人员一般对档案工作的业务流程并不十分了解,因此,设计出的档案计算机管理系统往往不尽如人意。

  6 建设档案计算机管理系统的突破口

  在本文,笔者把建设档案计算机管理系统的突破口定义为解决建设档案计算机管理系统瓶颈的方法。

  对于人员问题,各单位可以加大对档案人员的培训力度,尤其是计算机方面的知识。还有,便是高薪聘请专业人员为本单位建设档案计算机管理系统,视需要来决定长期或短期聘任。对于资金问题,档案部门主动向上级申请拨款,并以详细的可行性报告来说服上级,获得资金。对资金充足的单位来说,最重要的是做好统筹规划工作,力争每一笔资金都用在最合理、最合适的地方。对于软件问题,各单位在与软件设计单位进行交易时,签署的合同中必须包括负责维护更新这一条款。由同一家单位设计,并由同一家维护,这有助于提高该设计单位对系统的把握度,有过合作的经验更方便工作的进行。制定相应的规范与标准并不是短期内就可以完成的事情,这需要实践的积累和时间的沉淀。加强交流与沟通,要求档案人员和计算机人员共同参与到档案计算机管理系统的建设中来,从系统分析到系统设计再到系统实现,二者都互通有无。事实上,在建设档案计算机管理系统过程中,档案部门已经在运用软件工程的原理进行设计了,成果也十分明显。

  通过以上的论述,笔者希望能够对目前档案计算机管理系统的研究有所补充,为档案计算机管理系统建设的理论研究尽一份力。

  注释:

  ①胡鸿杰:《中国档案学的理念与模式》,北京.中国人民大学出版社,2005年版,第96页。

  教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献:

  [1]张大伟.电子文件档案化管理的新思维[J].图书情报知识,2007(4).

  [2]傅荣校.论我国档案计算机管理的发展[J].上海档案,2000(6).

  [3]高鲁敏.浅议档案计算机管理系统发展的三个阶段[J].航天工业管理,2000(02).

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